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Transformação digital: desafios, impactos e como se adaptar

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 Colocar a empresa no caminho da transformação digital deixou de ser apenas um diferencial competitivo — hoje, isso é uma verdadeira questão de sobrevivência. Com métodos e tecnologias cada vez mais inovadores, a forma de se relacionar com o consumidor mudou completamente. Contudo, é natural se deparar com alguns desafios nesse momento de mudanças tão significativas.

Criamos este conteúdo especial para detalhar tudo o que você deve saber sobre a transformação digital. Falaremos sobre a definição do conceito, sua importância, os impactos na sociedade e no mercado, os desafios para implementá-la na sua organização e as melhores práticas para superá-los.

Se quer entender do começo ao fim o que o futuro digital reserva para sua empresa, continue a leitura!

O que é transformação digital?

Os modelos de produção dos mais variados setores passaram por diversas mudanças ao longo dos dois últimos séculos, desde a Revolução Industrial. Contudo, a última década foi palco de inovações tão expressivas que as empresas se viram em meio a um novo paradigma. Em outras palavras, não são só as formas de produzir que evoluíram, mas o próprio relacionamento da sociedade com o consumo.

A chamada transformação digital é o processo pelo qual as organizações passam a adotar soluções e estratégias para otimizar suas atividades, melhorar os resultados e remodelar a própria relação com seus clientes. Em geral, isso ocorre em meio à digitalização dos negócios.

Características essenciais da era digital

Três fatores precisam ser destacados nesse contexto: a popularização dos dispositivos móveis, a facilidade de acesso à internet e o surgimento das gerações Z e Millennials. Os dois primeiros pontos, frutos do avanço acelerado da tecnologia, aumentou a competitividade do mercado e multiplicou as oportunidades de acesso a produtos e serviços.

Já as gerações Z e Millennials, que já chegaram à fase adulta e ao mercado de trabalho, têm como característica marcante a familiaridade com esse novo mundo. Logo, há toda uma cultura de exigência em relação ao consumo. Não basta mais apenas preço baixo e qualidade: no mínimo, é preciso oferecer alto nível de personalização, um excelente atendimento e facilidade na compra.

Resumidamente, as novas gerações de consumidores querem uma experiência única. O que as empresas logo perceberam é que isso pode ser alcançado de diferentes formas, graças à infinidade de tecnologias que servem de alicerce para a transformação digital.

A Internet das Coisas (IoT), a Inteligência Artificial (IA) e a computação em nuvem são apenas alguns exemplos do que vem ajudando as organizações (públicas e privadas) a alcançarem um melhor desempenho. O foco passou a ser o uso de soluções inovadoras para atender às demandas específicas de cada cliente.

Mas, afinal, por que é tão importante promover essa mudança em nossas empresas?

Por que a transformação digital é tão necessária?

Como você pôde perceber, não estamos falando de adotar uma ou duas tecnologias mais sofisticadas para acompanhar a evolução do mercado. A transformação digital representa uma mudança cultural nas empresas. Tanto que são muitos os governos, em todo o mundo, que já desenvolveram seus próprios projetos sociais de digitalização e otimização de serviços.

Levar essa compreensão para seu negócio significa, objetivamente, sobreviver no mercado. O ponto crucial do momento em que vivemos é que a evolução tecnológica se tornou tão ágil que o potencial disruptivo de uma nova solução pode afetar todos os players de um determinado nicho. Vejamos, por exemplo, o que aconteceu com a criação dos primeiros serviços via aplicativos móveis.

Serviços como o transporte de pessoas e as entregas de restaurantes forçaram absolutamente todas as empresas desses setores a se adaptarem. Na maioria das cidades, as pessoas já não entram em contato pro telefone para pedir um jantar. O que acontece, então, com o restaurante que não está disponível no app de entregas? Ele desaparece.

Esse tipo de disrupção passou a acontecer com mais frequência. As novas gerações não se apegam a modelos tradicionais de consumo, por exemplo. O compartilhamento de transporte por Uber ou o aluguel de um quarto pelo Airbnb trouxeram impactos gigantescos para os mercados de taxistas e hotelaria.

Resumidamente, as novas tecnologias influenciam diretamente o comportamento das pessoas. Consequentemente, as empresas devem mudar a interação com seu público, inclusive com os clientes em potencial. Isso significa rever a própria arquitetura do negócio.

Para entender melhor de que forma esse movimento vem ocorrendo, basta observarmos o panorama atual a nível público e privado.

Quais são os maiores impactos da transformação digital?

Um ponto importante a se ter em mente é que o momento exige mais do que seguir tendências. É essencial ter um alinhamento profundo entre as demandas dos seus clientes e o potencial das novas tecnologias para tornar realidade os objetivos estratégicos da sua empresa.

Os impactos mais recentes da transformação digital deixam bem claro a importância de adotarmos essa mentalidade.

Mais comodidade e qualidade

Uma tendência que pode ser observada no setor público em todo o mundo é a digitalização dos serviços de atendimento à população. Isso gera mais comodidade para o cidadão, aumenta a qualidade dos serviços e ainda reduz custos para os órgãos de gestão pública.

No Brasil, por exemplo, algumas secretarias de educação já implementaram plataformas de consulta para os pais e responsáveis. Nelas, é possível checar avisos, consultar notas e frequência dos alunos e, até mesmo, solicitar documentos.

O que parece apenas um benefício para os pais reduz drasticamente as filas nas escolas, desafogando o atendimento nas secretarias — e a mesma solução pode ser aplicada em diferentes órgãos públicos.

Redução da burocracia

Por meio da digitalização, uma série de etapas burocráticas está sendo eliminada — tanto no setor público, quanto no privado. Sistemas de assinatura eletrônica, por exemplo, otimizam a validação e o envio de documentos, reduzindo significativamente o tempo de tramitação de processos.

No setor público, esse impacto pode ser sentido no próprio atendimento à população, mas não se limita a isso. No contexto da própria Educação, soluções de papel zero estão causando uma verdadeira revolução na gestão de recursos como a merenda e o transporte escolar.

No setor privado, pequenas e grandes empresas já perceberam a vantagem desse tipo de medida. Além da redução da burocracia, é notável a eliminação de custos com papel e impressoras, assim como a própria segurança de documentos sensíveis. Com todos os arquivos digitalizados, é possível controlar com mais eficiência quem tem acesso a cada item, evitando perdas e extravios.

Aumento da produtividade

O impacto no desempenho das organizações é algo que merece destaque especial. A tecnologia promove um nível de automação de processos que era inimaginável há poucos anos. Não se trata apenas de agilizar e baratear a produção, mas de revolucionar a própria tomada de decisões.

Na indústria, por exemplo, a Internet das Coisas se tornou uma ferramenta essencial para a automação. Equipamentos com IoT ou sensores especiais coletam dados em tempo real das máquinas e enviam para um banco de dados na nuvem.

Os gestores, então, utilizam softwares de Big Data Analytics que cruzam dados e geram gráficos de desempenho das máquinas. Em um único eixo de uma esteira, por exemplo, é possível mensurar calor, velocidade, vibração, umidade e outros indicadores. Se surge uma anomalia de comportamento, o software gera um alerta e a manutenção entra em cena.

Isso gerou um conceito totalmente novo no setor: a manutenção prescritiva. Graças à tecnologia, as empresas passaram a se antecipar aos problemas, aumentando expressivamente a produtividade nas mais variadas atividades.

Em suma, a tecnologia gera dados confiáveis e relevantes para embasar as tomadas de decisão. Ainda assim, como detalharemos mais à frente, é importante contar com um ERP confiável, que centralize as informações, colocando-as à disposição das equipes.

Assim, é possível utilizá-las como base para as tomadas de decisão.

Redução de custos

Não há decisão tomada no âmbito de uma empresa que não leve em conta seus impactos financeiros e os impactos que ela pode trazer. Nesse sentido, a transformação digital eleva o potencial de retorno sobre o investimento, conforme novas soluções são adotadas para conquistar resultados melhores.

Todos os exemplos acima trazem consigo uma redução de custos valiosa — e isso é parte de um processo inerente à transformação digital. Estamos falando de impulsionar a inovação na empresa, tornando-a parte da sua cultura organizacional.

Conforme uma medida é planejada e implementada, os recursos financeiros passam a ser aplicados com mais eficiência e a margem de atuação se torna ainda maior. Com mais dinheiro em caixa, é possível dar um novo passo adiante e, dessa forma, colocar a organização em ritmo de melhoria contínua.

Na prática, entretanto, isso exige uma visão muito clara daquilo que se almeja atingir — o que nem sempre é uma tarefa simples.

Quais são os principais desafios da transformação digital?

Quando apontamos a importância de identificar as necessidades dos seus clientes e traçar com clareza os seus objetivos, estamos falando de dois dos maiores desafios das empresas. Muitas vezes, presos em uma lógica de simplesmente acompanhar as tendências do mercado, alguns gestores e empreendedores têm dificuldade de lidar com um cenário de tantas possibilidades como esse.

Vejamos, então, quais são os principais obstáculos a serem superados.

Falta de iniciativa

Do ponto de vista mais amplo, é comum que algumas empresas fiquem acomodadas, principalmente se elas estão solidificadas no mercado. É preciso ter em mente que isso abre o espaço para um risco enorme. Se sua organização não está buscando uma inovação disruptiva, seus concorrentes certamente estão.

Porém, o cenário é comum mesmo em empresas que entendem essa necessidade. Para elas, o desafio é outro: os responsáveis por esse tipo de decisão se sentem relutantes às mudanças, muitas vezes por não entenderem exatamente como isso acontece.

O que a transformação digital nos mostra é que a inserção da tecnologia em uma empresa não é mais apenas um assunto a ser pensado pelo setor de TI. O papel dessas soluções é estratégico, sendo capaz de remodelar toda a arquitetura do negócio. Então, essa mentalidade de relutância deve ser retrabalhada.

Falta de conhecimento sobre as tecnologias

De olho nos resultados alcançados por outras organizações, alguns administradores tomam a iniciativa e buscam soluções tecnológicas que melhorem seus resultados. No entanto, eles fazem isso sem a devida compreensão de como aquele software funciona. Isso traz consigo uma série de problemas.

Para começar, é possível subestimar as demandas de funcionamento da ferramenta. Qual é a infraestrutura digital necessária para implementar chatbots (robôs digitais) no atendimento ao cliente, por exemplo? Esse tipo de pergunta deve ter uma resposta detalhada, inclusive com o custo que isso traz.

Outro ponto importante é o resultado dessa iniciativa. Nem sempre a ideia vem acompanhada de uma previsão clara de como ela vai solucionar as necessidades específicas do seu negócio — o que pode ser um erro com consequências financeiras indesejadas.

Foco em tendências e não nos objetivos

Se a inovação tecnológica anda em ritmo acelerado, as promessas de bons resultados não ficam para trás. Isso leva diversos empreendedores a um erro ingênuo: escolher pela marca mais conhecida ou acreditar na palavra do vendedor sem avaliar objetivamente se a solução adquirida pode entregar aquilo que você precisa.

Os benefícios podem ser interessantes, mas é preciso que eles sejam mensuráveis e alcancem as metas que você estabeleceu. Por isso, mantenha o hábito de estar atento às tendências, mas não assuma cegamente que esse é o único caminho para a transformação digital.

É a clareza em relação aos seus objetivos que deve guiar as decisões no que se refere à implementação de novas tecnologias.

Relutância das equipes

Os colaboradores de uma organização têm papel ainda mais importante nesse momento de transição. Mesmo que as escolhas sejam adequadas, elas podem não trazer os resultados esperados se as equipes não estiverem engajadas nos objetivos e preparadas para lidar com as mudanças.

Uma nova tecnologia nem sempre é recebida com bons olhos — e o próprio setor público é exemplo disso. Em geral, uma pessoa há muito tempo em um cargo tende a resistir às mudanças, seja por ter se acostumado a trabalhar daquela forma, seja pelo medo de perder seu espaço.

Mostraremos mais à frente como lidar com isso, mas tenha em mente desde já que treinar não é o suficiente. As equipes devem vestir a camisa da empresa e participar ativamente da busca pelos resultados esperados.

Como a transformação digital acontece na prática?

Mostramos alguns exemplos de como soluções digitais podem trazer resultados positivos em atividades variadas, como na indústria (setor privado) e no atendimento (setor público). Contudo, é interessante ter em vista algumas mudanças estruturais mais amplas que tendem a acontecer com a transformação digital em andamento — a começar pelo modelo de negócios.

Mudanças organizacionais

A digitalização traz consigo impactos em diferentes níveis: em sistemas, aplicações, processos, tomadas de decisão, comunicação etc. O ambiente empresarial é atravessado por uma complexa rede de relações entre esses fatores. O primeiro ponto a levar em consideração é que essa arquitetura será remodelada.

O uso de um bom sistema de ERP, por exemplo, é fundamental para esse processo. Estamos falando da base que permite conectar tudo isso. Quando implementado de forma eficiente, o software centraliza os dados e se torna o vetor das mudanças, pois todas as informações convergem nele.

Menos burocracia

As etapas para realização das atividades são reduzidas a algumas poucas. Um exemplo disso é a gestão de pessoas no nível das equipes. Na transformação digital, é comum que cada profissional tenha cada vez mais autonomia para tomar decisões e desenvolver seu trabalho de forma otimizada.

O foco está nos resultados, não necessariamente nos processos. É claro que há um mapeamento que deve guiar as atividades, mas isso deve ser reduzido para que o tempo seja bem aproveitado.

O que houver de burocracia necessária fica a cargo das soluções digitais registrarem. Não há porque um gestor acessar dezenas de páginas de um relatório de desempenho, por exemplo. Em um dashboard virtual, ele pode ver gráficos resumidos e consultar informações conforme sua necessidade.

Flexibilidade

Algumas organizações sentem mais dificuldade para implementar a transformação digital por contarem com infraestruturas muito robustas e personalizadas. Isso faz com que o trabalho se torne engessado, burocrático e refém da atuação de quem toma as decisões. O momento atual é de se libertar dessas amarras.

A empresa deve ser mais flexível e ágil para atender às demandas dos seus clientes. Da mesma forma que precisamos fidelizar nossos clientes, é importante inovar para criar oportunidades. Quando isso acontece de maneira disruptiva, podemos impulsionar um mercado totalmente novo — como o dos aplicativos de celular

A própria Indústria 4.0 assume esse objetivo. Contudo, é difícil integrar as linhas de produção se os dados não convergem para uma mesma plataforma. Nesse sentido, mais uma vez o ERP se destaca como ponto central da estratégia, ao aproximar as equipes em torno do mesmo banco de informações.

E agora? Como se adaptar à transformação digital?

Elencamos aqui diversos aspectos das mudanças pelas quais estamos passando. É hora de apontar especificamente alguns passos que podem ajudar sua empresa a navegar nesse mar de oportunidades e desafios.

Visualize o futuro digital dos negócios

Para não se ver sempre correndo atrás da concorrência, fique atento aos sinais que apontam para a necessidade de investir em inovação. Um primeiro ponto a ser analisado é o crescimento da empresa. Quando a trajetória é crescente, é fundamental que a inovação acompanhe esse ritmo.

Com o crescimento da empresa, o alicerce tecnológico deve evoluir em eficiência, não simplesmente em tamanho. Evite ao máximo ampliar simplesmente o número de hardware e software. Esse aumento no número de ativos pode se tornar insustentável e levar a uma personalização muito alta da infraestrutura digital.

Estabeleça uma visão objetiva dos objetivos

Sua estratégia não pode ser baseada em objetivos vagos. Aumentar o faturamento pode ser um norte, mas é preciso ser muito específico em relação a como chegar lá. Observe a concorrência, defina qual cenário você quer alcançar com a inovação e crie um plano detalhado dos processos a serem remodelados.

Não deixe de dedicar a devida atenção a essa etapa, já que ela servirá de guia para definir as suas prioridades. A estratégia é muito mais eficiente quando ela parte de uma visão mais clara de como exatamente funciona a empresa hoje. Com um panorama detalhado do cenário atual, você pode traçar os planos com base nas mudanças que precisam ser impulsionadas na organização.

Invista em iniciativas digitais

Buscar soluções eficientes passa diretamente pela digitalização de uma série de processos. Lembre-se que as mudanças não podem se resumir à forma de fabricar seu produto ou oferecer seu serviço. Elas devem alcançar o relacionamento com o cliente, tornando-o uma ferramenta de fortalecimento da sua marca.

Todo um setor de mercado vem crescendo nos últimos anos graças a esse movimento. Pequenas startups de desenvolvimento de software, por exemplo, oferecem soluções customizadas para problemas pontuais nas empresas — seja no atendimento ao cliente, seja em processos operacionais.

Integre soluções e unifique dados

Busque integrar suas ferramentas digitais de forma a automatizar a comunicação entre elas e unificar o armazenamento de dados. Isso permite que diferentes equipes — e até mesmo seus parceiros comerciais — trabalhem com base nas mesmas informações, evitando incongruências e gerando ganhos de produtividade.

Vale destacar que existem soluções específicas para promover a comunicação entre softwares que trabalham com base em diferentes linguagens e formatos de arquivos. Somado a isso, o próprio ERP deve ser avaliado e selecionado com cuidado. Afinal, estamos falando do núcleo de integração dos dados, uma plataforma que será utilizada diretamente por diferentes equipes.

Em um bom ERP, as informações registradas e atualizadas por um usuário são automaticamente atualizadas em todos os módulos do sistema. Isso evita retrabalho e ajuda a eliminar processos que se sobrepõem. Se uma equipe faz as solicitações de compras para o estoque, por exemplo, é fundamental que ela tenha acesso a dados atualizados de uso desse material no dia a dia da empresa.

Portanto, vale a pena investir tempo para encontrar a solução que atende com mais eficácia às demandas específicas da empresa em seus diferentes setores.

Descentralize decisões

Concentrar decisões em alguns nós da rede operacional da empresa gera gargalos e impacta negativamente o desempenho da empresa. Promova a autonomia das equipes de acordo com os objetivos da organização. Como mencionamos, isso exige um alto nível de engajamento.

Então, invista esforços não apenas em treinamentos relacionados às novas tecnologias, mas em reuniões e eventos que discutam a transformação digital na empresa. Todo colaborador deve ser conscientizado sobre a importância de alcançar os objetivos, assim como sobre os benefícios que isso trará para todos.

Busque o apoio de especialistas

A transformação digital pode acontecer de forma mais tranquila e fluida se você contar com especialistas no assunto trabalhando ao seu lado. Uma consultoria traz não só experiência de mercado, mas a expertise necessária para identificar as demandas pontuais da sua empresa e implementar soluções eficazes para cada uma delas.

Como você pôde ver, são mudanças estratégicas que trazem impactos profundos na arquitetura da empresa. Então, fomente uma cultura da inovação entre seus colaboradores e coloque a organização no caminho da transformação digital. A curto e longo prazo você colherá os frutos dessa decisão estratégica tão necessária!

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