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Adotar um sistema integrado de gestão geralmente é um grande desafio. Há diferentes fatores que podem influir no processo de implantação.
É natural, portanto, que os gestores fiquem receosos. Afinal, a implantação pode ser demorada e envolver muitos custos e, o que é pior, pode não apresentar a eficiência esperada. Neste artigo, vamos mostrar os principais perigos de falha na implantação de sistemas.
Por que implantações de sistemas podem fracassar?
As implantações de sistemas podem falhar, conforme explica o CEO da TEC Brasil, Helbert Bello, principalmente pela falta de planejamento adequado e escolha de um software inadequado.
Falta de planejamento
Esse planejamento envolve vários aspectos, desde a seleção do melhor software até o tempo que será gasto na implementação dele. Esse tempo envolve o período na análise e seleção do melhor produto, passando pelo preparo de toda a equipe para receber a inovação, chegando à implantação propriamente dita e ao monitoramento de seu uso.
Decisão unilateral
Geralmente, a decisão sempre vem de “cima para baixo”. Mas é importante, antes da decisão final, entrar em contato com toda a equipe (os usuários finais) para ouvir sugestões e sondar as necessidades e o estado de espírito diante da mudança.
Despreparo da equipe
Se a equipe não é preparada, psicológica e tecnicamente, os riscos de falha na implantação de sistemas podem se concretizar. Sem o devido treinamento, os usuários não conseguirão trabalhar com a nova solução, mesmo que ela seja prática e eficiente.
Deve-se levar em conta que, por mais que uma tecnologia seja avançada, ela precisa da participação efetiva dos funcionários. Muitas vezes, considera-se que o sistema não funciona quando, na verdade, os funcionários não foram treinados adequadamente para mexer com ele.
Não estruturação na migração de dados
Outro motivo de fracasso é a desconsideração com backups e migração de dados. É comum que as empresas trabalhem com planilhas do Excel, e a falta de uma organização desses dados, bem como a definição de como será feita essa migração, tendem a gerar problemas.
Desconsideração com a legislação fiscal
Outro ponto importante que Helbert Bello ressalta é a não previsão de questões fiscais, como o SPED e a emissão de notas fiscais de produtos e serviços junto ao SEFAZ.
Não fazer os testes, nem a validação e a homologação de itens que são de obrigação fiscal pode atrapalhar o faturamento da empresa.
Algumas empresas acreditam que o fornecedor do software, durante a implementação, oferecerá tudo pronto, com o certificado digital instalado no sistema. Mas não é assim.
Quando a empresa não faz o devido passo a passo e autoriza carregamento de mercadorias por um transportador que conduzirá produtos da linha de produção, ela incorre em riscos fiscais que podem custar caro.
Soluções inviáveis para a realidade da empresa
A adoção de soluções avançadas, mas que não são compatíveis com outros sistemas que a empresa já usa ou com suas necessidades atuais, é muito comum.
Soluções online, ainda que mais escaláveis, também podem entrar em conflito com navegadores antigos de versões mais antigas do Windows.
A própria rede existente (modelos de cabos, conectores) pode não se adequar à nova solução, como lembra o CEO da TEC.
Problemas com licenciamento do software
Caso a quantidade de licenças compradas seja pouca, ela não será suficiente para atender a todos os usuários que, com o tempo, vão acessar o sistema. Além disso, conforme o nível de desenvolvimento do negócio, instalar softwares em sistemas próprios pode ficar muito caro.
Trabalhar com softwares não licenciados também é perigoso, já que é considerado ilegal e pode não passar pelas atualizações necessárias para o bom funcionamento do sistema.
Falta de segurança operacional
Desconsiderar a segurança também é uma grave falha na implantação de sistemas, pois deixa os dados vulneráveis à ação de hackers e a outras invasões, que podem ser internas (funcionários) ou externas.
Quais são os problemas decorrentes da falha na implantação de sistemas?
Um dos principais problemas que resultam da falha na implantação de sistemas é o prejuízo financeiro. Como esclarece Helbert Bello, se a empresa escolhe um software muito avançado, mas incompatível com o parque de máquinas existente, terá altos custos ao comprar equipamentos que possam suportá-lo.
As falhas de segurança também são relevantes. Um sistema sem o necessário suporte de segurança de dados torna-o vulnerável à ação dos criminosos cibernéticos e de pessoas mal-intencionadas.
Há muitos exemplos de consequências negativas devido à falha na implantação de sistemas:
- as plataformas Multiplus e Latam Fidelidade, devido a uma migração para um novo sistema, em junho de 2018, apresentaram muitos problemas, causaram frustração em muitos clientes e, consequentemente, receberam várias reclamações;
- em novembro de 2018, 65 lojas virtuais tiveram um prejuízo mínimo de quase R$ 24 milhões por causa de sites instáveis;
- também em 2018, falhas nos sistemas do Banco Itaú fizeram com que pagamentos agendados para determinado dia não se realizassem (para retificar o erro, o Itaú assumiu as multas e juros resultantes dos atrasos nos pagamentos);
- no mesmo ano, o sistema da Corretora Clear ficou 4 horas sem funcionar, o que gerou muitas reclamações dos clientes (alguns afirmaram ter perdido até R$ 100 mil) e até a possibilidade de processo, já que a Clear estava ressarcindo somente 10% do prejuízo dos clientes.
Helbert lembra também um caso interessante: a WEG S.A. (multinacional localizada em SC) teve problemas na validação de NF-e e acabou perdendo milhões em faturamento e bilhões em relação aos preços de suas ações.
Como garantir uma implantação de sistemas eficiente?
Conforme ressalta Helbert Bello, para evitar falha na implantação de sistemas, é necessário:
- planejar a aquisição e seleção para elaborar um bom projeto e, assim, entender requisitos e conferir se os fornecedores atendem a esses requisitos funcionais e técnicos;
- envolver o usuário final no projeto, no levantamento de requisitos, nas demonstrações dos fornecedores, para que ele veja o que está disponível no mercado e tenha voz no processo;
- após decidir qual será a solução, iniciar o processo de implementação;
- instalar o certificado digital, testes e homologação com os órgãos fiscalizadores para ter certeza de que a nova solução atende às exigências fiscais (trabalho feito pelo gestor de TI);
- falar com o usuário final sobre o plano de implementação, definindo os melhores momentos para que ele receba orientações sobre o software (treinamento);
- compreender que o conhecimento requer tempo para ser assimilado.
A implementação de RPA (Automação Robótica do Processo) é um grande diferencial porque automatiza tarefas repetitivas, diminui gastos, evita erros e libera os funcionários para a realização de atividades mais estratégicas.
Finalmente, é fundamental supervisionar o projeto e certificar-se de que ele está sendo cumprido conforme o planejado. Após implementada a solução, é fundamental seu uso para gerenciar os riscos e garantir a melhor adaptação dos usuários.
Enfim, lembramos que a TEC Brasil é uma empresa especializada na avaliação e seleção de softwares corporativos. A consultoria da TEC contribui para eliminar falha na implantação de sistemas, permitindo que a solução vá de encontro às necessidades do negócio.
Aproveite para contatar a TEC Brasil e obter mais detalhes sobre os serviços que ela presta. Veja como ela pode ajudar seu negócio a crescer com a seleção de uma solução eficaz!
