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A implantação de software é um processo que envolve mais desafios e dificuldades do que se pode imaginar. A razão principal para isso é a necessidade de uma adequação perfeita à empresa e suas necessidades operacionais e de gestão. Uma transição segura e fluida é feita com o suporte de uma empresa adequada, mas também depende do alinhamento entre o prestador de serviço e quem está contratando a nova solução.
Nesse processo, é fundamental considerar a necessidade de adequação do software, a familiarização dos colaboradores com o novo sistema e uma série de outras questões. São desafios que podem ser previstos e, dessa forma, geridos com maior sabedoria e precisão. Superar essas dificuldades é algo necessário, mas que pode ser mais simples com o suporte profissional.
Neste post, trataremos com mais detalhes sobre o processo de implantação de software, quais desafios ele impõe e como lidar com esse período da melhor forma. Confira!
A importância de se preparar para implantar um novo software
Implementações são períodos desafiadores, especialmente para empresas de grande porte, em que o uso desse sistema de gestão afeta vários departamentos. Soluções, geralmente, são desenvolvidas pensando no uso que a empresa contratante precisa, o que torna a experiência cotidiana mais simplificada. No entanto, ainda assim, há a questão do usuário, principal fator a ser destacado.
Denis Rousseau, Senior Delivery Project Manager da TEC, destaca que o principal fator de risco para uma implantação bem-sucedida é o cliente: “ele deve perceber que é responsável pelos resultados. O implementador está simplesmente fornecendo serviços profissionais para uma solução disponível no mercado para muitos”, destaca.
Por isso, não é difícil perceber que, ainda que a solução entregue seja dedicada e adaptada às necessidades do negócio, há sempre a questão do usuário. A preparação, especialmente com treinamento qualificado, é fundamental para o sucesso no processo de implantação de software.
Os desafios da implantação de software na empresa
Toda empresa que passa pelo processo de implantação de software precisa superar alguns percalços que frequentemente se repetem. São desafios dos mais diferentes níveis e que, se ultrapassados, podem resultar em uma companhia estruturada e pronta para alcançar novos resultados. Entenda quais são esses desafios, a seguir.
Soluções genéricas que precisam ser adaptadas
Um software genérico dificilmente poderá atender uma empresa de grande porte, repleta de necessidades específicas à atuação e ao mercado. É sempre fundamental adaptá-lo e adequar às exigência técnicas e operacionais.
Prestadores que não compreendem a empresa
Um bom prestador é aquele que entende exatamente o que a empresa faz, como seu mercado funciona e o que ela precisa, em nível de infraestrutura, para alcançar resultados. O problema é que nem sempre esses prestadores conseguem ter essa compreensão.
Necessidade de participação de pessoas ocupadas
A implementação sempre demandará a participação de executivos, gerentes e outros colaboradores que, muitas vezes, estão ocupados com outras demandas. É uma pequena quebra no fluxo de trabalho diário que, apesar de necessária, é indiscutivelmente desafiadora.
Resistência por parte dos colaboradores
Colaboradores tendem a não estarem tão dispostos a se adaptar a novos sistemas, especialmente por estarem acostumados com a tecnologia que já usam. Uma boa implantação de software depende, em grande parte, de ultrapassar essa resistência.
Orçamento necessário para completar o projeto
Projetos de novos softwares demandam custos em vários momentos, desde a etapa de decisão, passando pela contratação, até a implantação. É necessário ter orçamento disponível para todo esse ciclo.
O preparo necessário para implantar um novo software
É fundamental que uma empresa saiba que seu papel na implantação de software é fundamental e, certamente, o mais importante. Por isso, definir um gerente de projeto que dê suporte para essa transição é essencial, garantindo uma pessoa dedicada exclusivamente à demanda. Isso garante um trabalho com menor nível de impacto possível e com resultados de ponta.
Segundo Denis Rousseau, definir não só o gerente, mas uma equipe dedicada à transição é o melhor a ser feito. Isso é essencial para que a implantação considere a experiência de uso: “esta equipe de implementação deve desenvolver um conjunto abrangente de planos em cooperação com o implementador”, conclui.
Outros pontos importantes no preparo
Mais do que definir os membros dessa equipe, é necessário também manter uma rotina de práticas adequadas que favorecerá uma implantação tranquila e que traga bons resultados. Dito isso, é importante focar em:
- obter apoio do corpo executivo, como forma de validação aparente do projeto;
- manter os colaboradores informados sobre a implantação;
- garantir que toda infraestrutura necessária aos colaboradores seja oferecida;
- definir um plano de melhoria contínua após a implantação.
O suporte que uma empresa especializada pode oferecer no processo
A TEC é uma empresa especializada na consultoria do processo decisório de softwares de gestão para empresas. É fundamental começar o trabalho com a seleção de uma ferramenta que seja adequada ao que aquela organização espera. A partir disso, toda jornada de implantação poderá ser conduzida com maior precisão e redução de impactos.
Nessa consultoria, a TEC faz uma avaliação minuciosa, considerando o mercado do cliente, suas necessidades operacionais e, além disso, faz um levantamento de requisitos. É um trabalho detalhado e com profunda dedicação, sempre com a participação de representantes do cliente. A proposta é que nenhuma funcionalidade importante seja deixada de lado no projeto.
A seleção do software é entendida pela TEC como a base de uma escolha adequada, ou seja, que contemple as necessidades do cliente. A partir disso, é certeira a garantia de um software que se adapte perfeitamente à rotina do cliente. Consequentemente, o processo de implantação se desenvolve de maneira muito mais fácil.
Supervisão de implantação
Passado o processo decisório, a TEC continua a oferecer seus serviços no suporte e supervisão à implantação de software. O serviço não consiste em realizar essa etapa, uma vez que a empresa trabalha apenas como consultoria, sem ligação a nenhum fornecedor. Se trata apenas de uma análise e acompanhamento, garantindo ao cliente um processo qualificado.
Nesse trabalho de supervisão, a TEC disponibiliza sua expertise e qualificação para orientar as etapas, garantindo que o projeto em questão não supere o orçamento definido. O acompanhamento também visa manter essa implantação na direção certa, evitando que ela demore mais tempo do que o esperado e que exija dos colaboradores mais do que deveria.
Em todo esse trabalho de supervisão, a TEC tem a missão de proteger o investimento da empresa a garantir uma implantação com impactos reduzidos. Por isso, em seu serviço, a empresa garante:
- proteger os interesses do cliente;
- otimizar o gerenciamento do projeto;
- reduzir custos e riscos na implantação;
- garantir um sistema qualificado em longo prazo;
- suporte na mensuração do cálculo do ROI do novo software.
A implantação de software é o processo final, mas, ainda assim, é um dos mais decisivos e que podem gerar grandes impactos na rotina empresarial. Um suporte qualificado torna o trabalho mais fluido e com adaptação flexível por parte dos colaboradores, algo que todo negócio precisa.
Precisa de suporte na escolha de um novo software ou na implementação dele? Entre em contato com a TEC e saiba como podemos ajudar!
