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O guia completo sobre Business Intelligence

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A sua empresa já investe em Business Intelligence? No cenário atual, quem mantém uma gestão movida a dados consegue sair na frente da concorrência. Para que isso seja possível, é fundamental adotar as tecnologias certas.

O BI é um bom caminho para integrar a análise de informações no seu dia a dia. Com o Business Intelligence (BI), a empresa consegue otimizar o valor agregado das informações internas. Isso dará a gestores, analistas e líderes a habilidade de definir metas, planejar otimizações e fazer investimentos muito mais robustos.

O BI é fundamental para criar uma cultura movida a dados e garantir que a empresa sempre esteja à frente da concorrência. Para te ajudar a entender mais sobre essa tecnologia, preparamos este post. Confira!

Por que você deveria usar BI na empresa?

A transformação digital trouxe um conjunto de tecnologias para o mercado nos últimos anos. A Internet das Coisas, por exemplo, otimizou fluxos de trabalho e aumentou o nível de automação. O Cloud Computing facilitou o acesso a soluções tecnológicas e ampliou o nível de mobilidade operacional de empresas inteiras.

Isso fez com que a tecnologia fosse integrada ao centro de várias rotinas. Naturalmente, o número de dados digitais cresceu, o que abre espaço para novas oportunidades. Aproveitando os registros, a empresa consegue identificar melhor como ocorre a evolução das suas atividades e o que deve ser aprimorado no fluxo interno.

O Business Intelligence é uma das melhores maneiras de fazer isso. Essa tecnologia consegue combinar algoritmos de processamento de informações e técnicas estatísticas para agregar valor aos registros corporativos. Assim, tendências e padrões são filtrados com mais abrangência, garantindo que o negócio tenha ganhos como:

  • aumento da performance operacional;
  • otimização dos fluxos de trabalho com mais foco no que é necessário;
  • realização de investimentos mais robustos e com ótimo custo-benefício;
  • uso estratégico de dados obtidos por meio de sistemas de gestão como CRMs e ERPs.

Tudo isso contribui para melhorar o posicionamento da marca e o modo como as suas atividades são executadas. A empresa pode diminuir gastos, evitar problemas de performance e desenvolver projetos mais robustos. Ao mesmo tempo, é possível tomar decisões mais inteligentes e alinhadas ao cenário atual.

Como o planejamento será feito com base em dados e uma visão mais analítica do contexto em que o negócio se encontra, todos os times se engajarão mais na busca por metas. Isso maximizará os resultados obtidos em todos os projetos — profissionais serão mais motivados e focados em entregar o que a empresa espera deles.

Quais são as funcionalidades necessárias?

Durante a busca pelo seu sistema de Business Intelligence, a empresa deve manter o foco direcionado nas funcionalidades que melhor se alinham às suas demandas. Estas são as principais funcionalidades que um software de BI deve ter:

  • painéis de filtragem e exibição de dados;
  • compartilhamento ágil de informações;
  • emissão automática de relatórios;
  • mecanismos de interação intuitivos;
  • meios para identificação de oportunidades de forma clara e objetiva;
  • compatibilidade com vários tipos de dados;
  • acesso móvel aos recursos.

Quais são os recursos?

Boas soluções de Business Intelligence mantêm algumas características que são comuns a todos os sistemas de alta credibilidade no mercado. Conhecer as principais delas ajuda a empresa a fazer um investimento mais inteligente. Além disso, isso permite ao gestor planejar melhor a integração do sistema e aproveitar cada um de seus recursos.

Veja a seguir como os principais recursos do sistema de BI afetam o seu uso.

Dashboard

O dashboard é utilizado para filtrar os dados e facilitar a sua análise. Com ele, a empresa pode identificar tendências rapidamente. Se personalizáveis, eles também conseguem contribuir para que o uso do BI seja massificado no ambiente corporativo.

Dashboards devem ser atualizados continuamente. Isso garante que eles sempre terão a habilidade de ajudar os profissionais a tomarem decisões mais robustas, visto que elas terão como base os dados e indicadores alinhados ao estado da empresa e do mercado.

Integração com outros aplicativos

A integração com outros aplicativos é uma das funcionalidades mais importantes do BI. Isso garante que o software seja funcional e com ótimo custo-benefício. Além disso, diminui o tempo de migração e adaptação para a nova ferramenta.

Quando a solução de Business Intelligence pode ser integrada a outras aplicações, ela consegue utilizar mais dados para construir os dashboards. Isso melhora os resultados que são obtidos em cada análise de informações: com mais registros disponíveis, cada decisão será tomada considerando um cenário mais abrangente.

Controles de segurança

Os sistemas de Business Intelligence lidam com um grande número de dados sigilosos do negócio. Informações de clientes, registros de vendas e dados sobre as performances das equipes são apenas alguns exemplos. Por isso, é fundamental que a aplicação saiba utilizar essas informações de modo estratégico e sem comprometer a privacidade da companhia.

Isso demanda um conjunto de controles de segurança e privacidade robusto e moderno. Todos os dados precisam ser processados em ambientes controlados, em que terceiros não terão acesso aos registros. Outro ponto importante é que a empresa deve ter mecanismos para validar como o software é utilizado e garantir que apenas as pessoas certas terão acesso aos seus recursos.

Escalabilidade

Muitas vezes a aplicação de Business Intelligence lidará com dados criados em tempo real. Nessas horas, um fator será crítico para manter a performance: a escalabilidade.

Sistemas que trabalham com a análise de informações precisam ser mais escaláveis. Isso significa que eles devem ser capazes de ampliar e reduzir a sua habilidade de processamento conforme a demanda dos usuários — o que diminui as chances de gargalos e amplia a disponibilidade do software para os usuários.

A escalabilidade é feita a partir da otimização do código-fonte, garantindo que ele será capaz de lidar com situações de alta demanda. Ela também pode ser conquistada migrando o software para a nuvem. Assim, conforme for necessário, a empresa poderá liberar mais memória e capacidade de processamento para os usuários.

Capacidade de personalização

Poucos são os softwares que se adaptam a todos os cenários de uso a partir da sua configuração padrão. Para que isso não se torne um problema, a empresa deve fazer pequenas adaptações nas suas configurações. Isso minimiza o número de recursos não aproveitados, além de ampliar o retorno sobre o investimento.

Uma ferramenta como o Business Intelligence, portanto, deve ter um bom grau de personalização para os usuários. A empresa deve ter os meios para alinhar o máximo de funcionalidades ao seu perfil. Desse modo, os profissionais conseguirão extrair mais das capacidades da ferramenta no seu dia a dia.

Como funcionam as integrações com o BI?

A integração entre a plataforma de Business Intelligence da empresa e outras aplicações é feita por meio das APIs. Sigla para Application Programming Interface (Interface de Programação de Aplicação, em uma tradução livre), essa tecnologia é utilizada para conectar aplicativos, hardwares e redes que funcionam em padrões diferentes. Assim, soluções de TI podem trabalhar em conjunto para resolver problemas e ter mais impacto no dia a dia do usuário.

As APIs, em outras palavras, “traduzem” comandos entre duas tecnologias ou soluções de TI. Isso permite que o software de BI consiga coletar, modificar ou enviar dados para toda a infraestrutura existente na empresa. O sistema não precisará receber os registros de softwares de gestão, CRMs e outras aplicações manualmente para funcionar.

Como consequência, o nível de compatibilidade de sistemas de BI com a infraestrutura de empresas se torna muito maior. A empresa precisará apenas fazer alguns ajustes para garantir que os dados do ERP, do CRM e de demais dispositivos possam ser utilizados nas suas análises. Isso trará melhor retorno sobre o investimento, além de ampliar as bases para cada decisão tomada.

Como usar o BI de forma acertada?

Como apontamos, o uso do Business Intelligence deve sempre estar focado em atingir o maior aproveitamento possível dos recursos e das funcionalidades existentes. Isso demanda do negócio um planejamento robusto e focado nas coisas certas. Assim, a empresa evitará o desperdício de tempo e conseguirá extrair melhores resultados das suas escolhas.

Veja a seguir alguns passos que podem ser tomados para conseguir melhores resultados ao integrar o BI ao seu dia a dia!

Defina os seus objetivos

Saber onde a empresa quer chegar com a sua análise de dados é o primeiro passo para ter sucesso, afinal, a análise de registros pode ser utilizada para diferentes fins. Por isso, o foco é crucial para a empresa utilizar melhor o seu tempo e tomar as decisões certas a partir dos dados disponíveis.

Sempre que começar uma análise, faça uma definição clara dos seus objetivos. Isso deverá ser utilizado como base para orientar a coleta de dados, o modo como as informações são utilizadas e o processamento de registros. Além disso, precisa dar base para as decisões e ações que serão executadas uma vez que os insights forem coletados.

Busque os dados corretos

A busca pelos dados corretos é fundamental para otimizar o processo de análise de informações. Saber onde buscar (e o que buscar) evita que a empresa utilize os seus recursos de modo inadequado. Ao mesmo tempo, reduz o tempo necessário para tomar decisões como a seleção de ERP para a empresa.

A filtragem das informações, em outras palavras, é uma etapa tradicional em todos os processos de análise de dados. Informações de logística, por exemplo, podem não ser úteis para as campanhas de marketing, mas os dados de atendimento ao consumidor, por outro lado, podem ajudar a empresa a ter mais foco para otimizar os processos de relacionamento com o cliente.

Faça um planejamento conforme os insights obtidos

A partir das decisões tomadas, a empresa deve fazer um planejamento robusto. Todas as partes afetadas pelos insights precisam ser otimizadas da melhor forma possível, afinal, o principal objetivo do BI é tornar a empresa mais eficiente e competitiva.

Faça com que as suas decisões sejam conhecidas por todos. Comunique sobre os objetivos de cada escolha, o que deverá ser feito e as metas. Além disso, trabalhe ao lado dos profissionais para garantir que todos saibam exatamente o seu papel na busca por um novo padrão de qualidade operacional.

Sempre considere o médio e o longo prazo

Uma empresa de sucesso sempre toma decisões priorizando os cenários de médio e longo prazo. Isso torna o negócio mais preparado para situações desafiadoras. Da mesma maneira, essa visão torna os lucros da empresa muito mais robustos com o passar do tempo.

Todo gestor deve utilizar o BI para pensar decisões de longo prazo. Os investimentos, por exemplo, não devem apenas resolver problemas pontuais: eles também precisam preparar a empresa para as tendências do futuro e os projetos que serão executados em alguns meses.

Tomando essas decisões, o Business Intelligence será capaz de atrair resultados muito mais amplos para a empresa. As decisões tomadas serão mais lucrativas e com melhor custo-benefício, visto que terão uma base sólida e serão capazes de manter as equipes muito mais engajadas na busca pelas metas definidas pelo empreendimento.

Qual é a relação do BI com dashboards customizados?

A análise de dados só é útil se o analista identificar tendências e validar os seus questionamentos. As boas soluções de BI, portanto, são aquelas que permitem à equipe identificar pontos rapidamente e com precisão. Isso é feito por meio de dashboards.

Os dashboards centralizam tendências, padrões e possibilidades em meios gráficos para facilitar o trabalho do analista. O ideal, portanto, é que a ferramenta de Business Intelligence permita a sua personalização. Assim, os resultados obtidos com cada análise serão muito mais robustos.

Quando os dashboards são personalizáveis, o BI pode ser aplicado a várias situações. A empresa será capaz de tomar decisões com base em dados quando for fazer investimentos, definir projetos ou otimizar o seu fluxo de trabalho. Assim, ela sempre poderá manter um alto padrão de qualidade no seu dia a dia.

Como implementar o uso de BI na empresa?

Implementar um sistema de Business Intelligence é um processo complexo. Esse tipo de medida demanda um planejamento abrangente, capaz de evitar riscos de segurança e problemas operacionais. Ao mesmo tempo, precisa garantir que tudo seja feito dentro dos prazos e com o orçamento que estiver disponível.

Em outras palavras, o planejamento da implementação do BI garante que a empresa aproveitará melhor a ferramenta escolhida. Falhas serão menos frequentes e os profissionais conseguirão criar uma cultura movida a dados, com mais espaço para inovações e escolhas inteligentes. Confira a seguir os passos necessários para migrar para o BI com sucesso!

Busque um fornecedor de boa qualidade

Este é o primeiro passo para utilizar o BI sem riscos: a empresa deve escolher um fornecedor capaz de entregar a ferramenta com o melhor custo-benefício possível. Além disso, o fornecedor precisa te apoiar para evitar que a escolha não consiga atingir o reotrno sobre o investimento esperado.

Existem alguns passos simples, que podem ser executados para identificar o melhor fornecedor de software de Business Intelligence. Confira a seguir:

  • saiba o que a empresa precisa em termos de funcionalidade e requisitos operacionais;
  • levante os dados da sua infraestrutura de TI para evitar problemas de incompatibilidade;
  • avalie a credibilidade do fornecedor;
  • identifique se o suporte atende às suas demandas;
  • busque o feedback dos clientes;
  • considere o custo;
  • faça uma verificação dos recursos de segurança e proteção de privacidade;
  • avalie o suporte a atualizações e correções de falhas de segurança.

Se todos os pontos a seguir estiverem dentro dos padrões da sua empresa, a escolha terá um nível de segurança muito maior, pois fará o investimento em uma solução que se alinha à legislação local e suas regras internas. Não deixe de conferir cada detalhe acima listado.

Personalize a aplicação

A personalização, como apontamos, é um passo básico para o software ser mais bem aproveitado. Ela garante que a aplicaçào ficará integrada à infraestrutura de TI e a aplicações como os softwares de ERP e CRM. Ao mesmo tempo, amplia o retorno sobre o investimento.

Não deixe de verificar a documentação existente e os caminhos corretos para personalizar o sistema. Valide os dados com o fornecedor e faça testes antes de liberar a aplicação para os usuários. Não deixe, também, de apoiar os times quando a integração for concluída.

O ideal é que essa etapa seja feita considerando o perfil do negócio e os ambientes em que o BI será utilizado. Esse caminho garante que a ferramenta será utilizada conforme as demandas internas da empresa e sempre terá os dados necessários para apoiar as equipes. Ao mesmo tempo, minimiza riscos de segurança e usabilidade.

Treine os profissionais

O treinamento dos profissionais é outra etapa fundamental para garantir um alto retorno sobre o seu investimento com uma aplicação de Business Intelligence. Isso acontece porque são os colaboradores que utilizarão a ferramenta no dia a dia, então eles devem estar preparados para aproveitar todos os pontos do sistema ao máximo.

Um bom treinamento deve passar por todas as principais funcionalidades da aplicação. Ele precisa estar alinhado às normas da empresa e ao seu fluxo de trabalho. Além disso, deve sempre focar em tirar as dúvidas de todos, evitando o desalinhamento dos conhecimentos.

Não deixe, também, de ajudar os profissionais a resolverem problemas tradicionais. O conhecimento sobre os processos de mitigação de falhas mais tradicionais dá autonomia às equipes. Uma vez que as pessoas deixam de depender profundamente das equipes de suporte, elas poderão focar mais no que é importante para o seu dia a dia e nas demandas mais críticas.

Crie uma cultura movida a dados

O uso do BI deve ser disseminado no ambiente de trabalho, ou seja, a empresa deve ter uma cultura movida a dados. Assim, todos conseguirão levar os benefícios de uma cultura mais inteligente para o seu dia a dia.

Abra espaço no ambiente corporativo para que exista mais BI no dia a dia de todas as equipes. Treine todos os profissionais e permita que eles tenham mais autonomia para aplicar os insights obtidos. Ao mesmo tempo, permita que testes e experimentos sejam feitos.

Se aplicada com o apoio de feedbacks positivos e negativos, essa estratégia conseguirá colocar a empresa em um posicionamento de destaque no seu mercado de atuação. As equipes ficarão mais motivadas para executar o planejamento existente. Junto a isso, a empresa poderá atrair melhores talentos e oportunidades de vendas.

Sempre revise seus dados e suas ações

Todas as decisões tomadas pelos gestores devem ser submetidas a revisões periódicas. Isso vale, especialmente, para as que passam pela análise de dados, afinal, elas estarão focadas em melhorar a empresa e em atrair mais receitas financeiras.

Cada decisão tomada com o apoio do BI deve ter o seu impacto verificado no médio e no longo prazo. O negócio deve fazer análises de custo-benefício constantemente. Assim, as chances de problemas se perpetuarem cairá.

Se a decisão tomada não alcançar o seu objetivo, a empresa deverá verificar o que deu errado. Assim, novas correções poderão ser tomadas para ampliar o nível de competitividade da companhia.

A análise de dados tem ganhado espaço em todos os setores da economia. O uso inteligente de informações auxilia empresas a otimizarem o seu fluxo de trabalho e a serem mais competitivas. Colocar-se à frente da concorrência e identificar tendências passa a ser algo mais prático, preciso e eficiente.

Nesse cenário, o BI apresenta-se como uma ferramenta estratégica. Ter o Business Intelligence integrado aos processos de tomada de decisão amplia o valor agregado dos registros e indicadores internos, ou seja, dá ao gestor a habilidade de colocar toda a cadeia operacional em um novo padrão de qualidade.

Não deixe de investir no Business Intelligence. Ao criar uma cultura de dados, a empresa poderá se manter mais eficaz e inovadora. Tudo isso contribuirá para o negócio manter a competitividade e a capacidade de atingir todas as suas metas de mercado.

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