Saiba como fazer uma boa gestão de mudança na empresa

Quando um negócio procura colocar em prática iniciativas para aproveitar as oportunidades que surgem, é fundamental promover uma gestão de mudança que seja eficiente para as operações da empresa. 

É ela que permite que ocorra a gestão correta das transformações dos processos, estruturas organizacionais e métodos de trabalho, facilitando a utilização de novas tecnologias.

Contudo, essa gestão exige um esforço prolongado da companhia, dos seus líderes e de quem trabalha na linha de frente. É preciso estar preparado para realizar várias modificações, que vão desde questões estruturais até psicológicas de todos os envolvidos nessa empreitada.

Os desafios são constantes. No entanto, promover tais mudanças vale muito a pena para o negócio como um todo. Afinal, quando isso é realizado de maneira efetiva, torna-se possível criar um empreendimento sólido e de qualidade, capaz de se adaptar às variadas transições do ambiente externo. Outra vantagem é o destaque frente à concorrência.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo com informações importantes para que você saiba como fazer uma boa gestão de mudança na sua empresa. Continue lendo!

O que é gestão de mudança

A gestão de mudança pode ser definida como um conjunto de métodos e ações que têm como objetivo colocar em prática uma transição menos traumática para a empresa. 

Assim, esse é um processo em que a liderança da companhia, juntamente de sua equipe, busca vivenciar as modificações, tangíveis ou não, de maneira a captar a maior quantidade de oportunidades geradas por elas.

A gestão de mudança também é considerada uma metodologia que procura preparar e guiar o negócio no decorrer das transformações que estão acontecendo. Dessa forma, é ela que proporciona aos gestores e funcionários as condições para que eles se adéquem às alterações sem que ocorram resistências e contratempos.

No entanto, essa não é uma tarefa simples. A implementação não acontece instantaneamente. Além disso, costuma enfrentar resistência dentro das organizações.

Nesse contexto, a gestão de mudança se faz necessária por englobar um conjunto de processos, soluções, estruturas e técnicas que auxiliarão indivíduos e equipes a se ajustar ao novo.

Ela também representa grandes e distintos impactos nos funcionários da empresa, ainda mais quando envolvem modificação de processos e hábitos, criação de um setor ou implementação de um novo sistema produtivo.

Por isso, as companhias devem estar cientes de que passarão por diversos desafios no decorrer dessa evolução. O maior deles será convencer os colaboradores da importância de colocar tais alterações em prática.

Isso, geralmente, ocorre quando eles pensam que, se sempre atuaram de um modo que trouxe bons resultados, “por que seria necessário mudar?”.

Importância da tecnologia na gestão de mudanças

Independentemente do contexto, não é fácil realizar alterações profundas em uma empresa. Isso, porque grande parte delas se dá em meio a uma série de relutâncias que precisam ser levadas em consideração, tais como a falta de capacitação dos colaboradores, o medo do desconhecido e conflitos com interesses pessoais.

Em uma sociedade em que a mudança se tornou imperativa, não se adequar corretamente ao que é exigido terá como consequência ser esquecido e deixado para trás. 

Contudo, não é o suficiente somente aderir a todas as modificações pelas quais a empresa vai passar. Por isso, a gestão de mudança cria diversas vantagens para que toda a companhia entre em um processo de otimização.

Para que essa gestão alcance seu objetivo e tenha uma maior probabilidade de sucesso, é necessário utilizar soluções que sejam eficientes nessa transição e que amenizem a falta de preparo dos seus colaboradores. Uma forma de deixar a gestão de mudança menos problemática é o uso da tecnologia.

A indústria 4.0, por exemplo, é o resultado de uma forte transformação digital. Isso significa que diversos processos e atividades anteriormente realizados em modo off-line, hoje, estão sendo feitos no ambiente digital. 

Para que a empresa acompanhe essa mudança, é preciso adotar soluções inovadoras, que facilitem e simplifiquem todos os processos operacionais da gestão de mudança.

Para qualquer negócio que esteja preparado para modificar sistema, deve focar em dois objetivos importantes, que são a eficiência (racionalização e corte de gastos) e o reinvestimento. O uso de um sistema ERP, por exemplo, é formado por módulos como estoque, faturamento, compras, CRM e contabilidade.

Assim sendo, é preciso analisar a flexibilidade, compatibilidade, capacidade de integração e soluções disponibilizadas considerando o valor que tudo isso pode agregar para a mudança na corporação.

Para escolher boas tecnologias no processo de gestão de mudança, é necessário que você observe esses três pontos:

• funcionalidade — se contempla as demandas da companhia;
• custo-benefício — se está adequado ao orçamento disponível;
• qualidade da solução — se ela será suficiente para otimizar e cumprir com seus objetivos no processo de gestão de mudança.

Funcionamento da gestão de mudança

A metodologia da gestão de mudanças compreende desde a identificação de uma necessidade de alteração até que haja a sua completa consolidação. Essa mudança se consolida quando começa a ser colocada em prática por todos os que estão envolvidos no processo. É nessa fase que a empresa se torna capaz de iniciar um novo método de transformação a partir dos resultados conquistados até o momento.

O processo pode ser considerado concluído após passar pela curva da mudança. Quando se fala em gestão desse processo, a meta é reduzir ou passar o mais rapidamente possível por essa curva. Veja, a seguir, quais são os quatro estágios dela.

Estado inicial

Esse é o momento atual da empresa, quando se constata que há necessidade de fazer mudanças para melhorar alguns processos. 

A continuação do estado inicial não proporciona impactos relevantes para a companhia. Porém, uma vez que uma necessidade de modificação é verificada, o negócio deve iniciar sua preparação. Aqui, começa o processo da curva da mudança.

É comum que os gestores da empresa fiquem aflitos, questionando-se sobre se essa empreitada será efetivamente proveitosa ou não e, posteriormente, experimentando um aglomerado de emoções, como incerteza, negação e temor.

Disrupção

A disrupção se dá quando acontece uma real mudança no estado inicial — por causa de um evento não planejado ou da aprovação de uma nova solução. Melhor dizendo, é quando um gatilho para a mudança é criado, acelerando o processo para colocar um projeto em prática.

Nessa fase, as pessoas demonstram que estão um pouco decepcionadas com a transformação, rejeitam o projeto ou, até mesmo, entram em crise. Isso ocorre pela percepção latente da alteração e o receio quanto aos impactos que ela pode provocar. É bastante comum que as pessoas não concordem e tentem evitar aquilo que não conhecem.

O ensejo da disrupção, porém, é essencial para qualquer mudança. A hesitação pode provocar colapsos, afetando a continuidade da gestão de mudança. Além do mais, é possível que as pessoas até mesmo desafiem o andamento da transformação, por exemplo. 

Por isso, deve-se estar com a cabeça no lugar e fazer o que estiver a seu alcance para que essa transição seja o mais suave possível.

Exploração

O começo dessa fase pode ser marcado por alguma categoria de depreciação da transformação, mas a exploração está próxima da “virada”. Assim, nesse momento, as partes interessadas passam a se entusiasmar com os novos métodos. Elas também ficam menos resistentes ao que é diferente, uma vez que já estão relativamente habituadas às modificações.

Posto isso, todos começam a caminhar conforme as mudanças e passam a acatar melhor tudo o que está acontecendo, visto que já conseguem ver que a companhia apresentará melhores resultados.

Reconstrução

A gestão da mudança busca diminuir o tempo nesses estágios a fim de chegar o quanto antes à fase da reconstrução, momento em que a transformação começa a se instalar de modo mais sólido e com percepção positiva por parte dos interessados.

A reconstrução é a fase em que a transformação é estabelecida e corretamente instalada. Assim sendo, a empresa passa a obter vantagens reais de maneira contínua. Apesar de todas as iniciativas passarem por essa curva da mudança, cada gestão tem suas peculiaridades.

Pilares da gestão de mudança

Essa gestão apresenta três grandes pilares: capacitação das partes interessadas, stakeholders e impactos organizacionais. Também existe a comunicação, que atua como apoio aos pilares. Veja, a seguir, cada um deles.

Capacitação das partes interessadas

Toda transformação apresenta novidades e exige um certo nível de capacitação dos profissionais envolvidos. Caso o gestor não observe as pessoas afetadas pelas novidades, a gestão de mudança pode se tornar um fracasso.

Por exemplo, em se tratando de implantação de um ERP, essa inovação transforma consideravelmente as diretrizes de uma empresa e interfere de modo direto na forma como os colaboradores passam a trabalhar. 

Assim, se um funcionário que atua na área financeira de uma companhia faz o lançamento das notas fiscais manualmente, com o ERP, ele passará a emitir tudo de forma automatizada.

Porém, para que isso seja executado de maneira correta, é preciso que os colaboradores estejam capacitados. Vale lembrar que não é somente um treinamento que vai fazer com que eles estejam totalmente aptos. É preciso viabilizar uma vivência prática com o uso de novas soluções. 

Assim, a principal ação deve ser a promoção do que chamamos de prontidão — ou seja: todos devem estar hábeis para a ocasião da mudança e saber o que é preciso realizar no momento certo.

Como já dito, antes de todo esse processo, as pessoas podem não visualizar as vantagens das mudanças e ser até relutantes com relação às transformações do estado inicial. 

Contudo, com o passar do tempo e a utilização de uma estratégia consistente, a ideia é que elas iniciem a sua adaptação e entendam que, no caso do exemplo do ERP, o sistema que está sendo inserido para que aconteça uma otimização das atividades, e não para causar problemas.

Stakeholders

Todo processo de mudança cria impactos para alguém. Os stakeholders são todos os que podem ser direta ou indiretamente afetados no decorrer da gestão de mudança, de modo negativo ou positivo. 

Geralmente, inserem-se nesse grupo os usuários, clientes, patrocinadores, gestores, equipe de projetos, órgãos regulamentadores e sindicatos, entre outros.

Por sua vez, a gestão de stakeholders é a associação de processos que apresentam como meta identificar os stakeholders e mapear suas necessidades, criando, a partir disso, ações que visem englobar as pessoas durante toda a transição.

Em um processo de implantação de um ERP, por exemplo, as partes mais interessadas seriam os clientes e os usuários do sistema, ainda que haja outros envolvidos na gestão de mudança. 

Veja que os usuários do sistema não participam diretamente da transição; no entanto, são eles os responsáveis por manter o uso da solução no futuro. Por isso, é essencial fazer com que entendam e apoiem todo o processo.

Impactos organizacionais

Quando você coloca em prática uma gestão de mudança, é normal que ocorram impactos e que seja preciso utilizar novas estratégias. Alguns exemplos seriam a compra de determinadas soluções, a fim de garantir o sucesso da transformação; a entrada ou o desligamento de pessoas; a ampliação de um local físico; e a alteração de layout, entre outros.

Essa questão precisa de atenção, pois pode haver situações em que ela ofereça maiores riscos para a gestão. Por isso, é importante direcionar o foco para antecipar qualquer contratempo, evitando que sejam percebidos somente quando a transição já estiver acontecendo.

A união desses três pilares e as estratégias planejadas a partir de cada um desses panoramas vai determinar o nível de prontidão da empresa para a mudança. Nessa perspectiva, a gestão desse processo visa estruturar ações para que a companhia esteja apta a ele o mais rapidamente possível, diminuindo a curva da mudança.

Benefícios da gestão de mudanças

Esse processo também oferece diversos benefícios para as empresas que passam pela gestão de mudança. Veja, a seguir, quais são eles.

Repassa segurança para a equipe

O primeiro problema que grande parte das pessoas sofre ao apresentar qualquer modificação no estado inicial é a resistência dos demais envolvidos. 

Mesmo que haja ineficiência no processo atual, diversos profissionais preferem continuar ligados àquilo que já conhecem do que realizar testes de outras opções que estejam fora da zona de conforto.

Não se pode obrigar alguém a correr riscos; contudo, é possível criar um local seguro, no qual os profissionais consigam se familiarizar com as novas estratégias. Com isso, a adaptação será mais viável, simplificando a aceitação dos colaboradores e reduzindo as possibilidades de falhas.

Ainda, na gestão de mudança, o diálogo deve ser bastante claro e conciso, sendo repassado para as partes envolvidas o que cada um ganhará com as possíveis mudanças. No entanto, jamais deixe de falar, também, o que cada um pode perder. Apenas assim será possível ganhar a confiança e criar um ambiente seguro para todos.

Auxilia na manutenção da evolução da empresa

Uma gestão de mudança bem estruturada faz com que a organização seja mais equilibrada. Modificações em grande escala custam caro à companhia e não dão tempo para seus colaboradores se adaptarem. Em contrapartida, caso se recuse a evoluir por um período prolongado, a empresa pode se tornar obsoleta. Nenhuma dessas situações é positiva.

Diante desse impasse, é preciso achar um ponto ideal com relação à frequência das transformações. Pode ser que você siga um período fixo de revisão operacional ou atue somente com o que ocorre no mercado. Nesse caso, é necessário encontrar o padrão mais viável e seguir suas próprias avaliações.

Simplifica a comunicação no decorrer do processo de mudança

Outro ponto importante quando chega o momento de modificar alguma coisa na empresa é a consistência das transformações em todo o negócio. 

Por exemplo, se uma franquia de varejo opta por inserir uma nova solução de gestão de caixa, a qual será menos custosa e mais eficiente, todas as suas filiais precisam aplicar o mesmo padrão. O que acontece, porém, é que algumas ficam para trás por falta de conhecimento do comunicado de alteração.

Essa mesma ideia também pode ser aplicada dentro do seu time de colaboradores. Várias organizações atuam com o mínimo de comunicação. No entanto, como necessariamente haverá um lapso de adaptação, todos devem reaprender a trabalhar em conjunto. 

O papel da gestão de mudança é fazer com que esse processo se torne mais simples, facilitando a comunicação e esclarecendo incertezas sempre que for preciso.

Dicas para fazer uma boa gestão de mudanças na empresa

A comunicação é um dos principais pontos para quem deseja colocar a gestão de mudança em prática. Afinal, quando o assunto é levar um projeto para frente, a falta de diálogo é a grande barreira. 

Caso um colaborador não compreenda o motivo pelo qual um projeto se realizará e quais os benefícios que ele conseguirá com isso, o mais provável é que ele não tome a iniciativa.

Por essa razão, preparamos algumas dicas de como fazer uma boa gestão de mudança na sua empresa. Confira agora!

Entenda as partes interessadas

A primeira situação a se conhecer, antes de criar qualquer ação de comunicação, é saber com quem você precisará dialogar. Ao compreender como cada indivíduo pensa e se comporta e quais as suas necessidades e pretensões, fica bem mais simples recrutar essas pessoas para dentro do projeto e fazer com que elas auxiliem na execução da estratégia.

Desse modo, você pode criar um mapa de stakeholders com a lista dos que estão incluídos no processo de gestão de mudança, suas características e respectivos níveis de empenho e atuação. 

Ao cruzar esses dados, por meio do business intelligence, você poderá determinar, com maior facilidade, quais serão as ações necessárias para gerar o engajamento de pessoal.

Crie métodos de engajamento

Quando você tiver o perfil dos seus stakeholders definido, será preciso analisar como garantir o engajamento deles no projeto. Muitas vezes, esse interesse é constituído a partir do diálogo. 

O principal seu objetivo, nesse caso, deve ser alinhar dados, para que todos entendam o que está ocorrendo e quais serão os próximos passos.

Há várias ações que podem ser eficientes quanto a isso no processo de mudança, como reuniões, vídeos e dinâmicas. Cada nível da companhia deve receber a comunicação de maneira própria, por meio de ações de engajamento eficientes. Assim, os gestores são informados de um modo, ao passo que os funcionários operacionais o são de outra maneira.

Invista em estratégias de capacitação

A capacitação permite que seus colaboradores se tornem mais engajados. Porém, por causa de sua importância, é preciso ter uma atenção redobrada. 

É normal que as alterações organizacionais provoquem modificações em como sua equipe realiza suas atividades. Por isso, você deve preparar as pessoas para executar as tarefas que serão feitas após a gestão de mudança.

O primeiro passo é compreender quais as competências fundamentais para esses novos trabalhos. Para isso, com a ajuda dos gestores das áreas e seus respectivos funcionários, crie um mapa de competências. Não se esqueça de colocar em prática o planejamento e treinamento, para preparar seu time de colaboradores.

No caso de um projeto de implantação de ERP, por exemplo, você tem que planejar com cuidado como treinará sua equipe, a fim de fazer com que ela entenda como utilizar as funcionalidades do sistema — além de comunicar os benefícios do ERP a longo prazo.

É preciso trabalhar bastante para mudar uma organização com total sucesso. Ao planejar e construir uma estrutura apropriada, ficará bem mais fácil implementar a transformação na companhia. Ou seja, também é preciso ser paciente, pois esperar que os resultados surjam muito cedo pode tornar todo o seu plano um fracasso.

Assim, crie um senso de urgência, conte com uma boa liderança no processo de transformação, construa uma visão comum, retire os obstáculos e aproveite cada momento do processo de mudança.

Ao aplicar as dicas apresentadas neste conteúdo, você vai conseguir realizar uma ótima gestão de mudança em sua empresa e garantir que a companhia se adapte mesmo em situações de maior complexidade. Dessa forma, certamente, você terá em mãos um grande diferencial competitivo e consolidará o seu negócio no mercado.

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