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Robotic Process Automation (RPA): como ele auxilia na automação de tarefas?

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Conforme a transformação digital ganha mais espaço no mundo empresarial, há uma maior discussão sobre o papel da automatização de atividades e da robotização. Isso faz com que as empresas utilizem as inovações como forma de adquirir um maior retorno financeiro.

Nessa perspectiva, um termo que vem ganhando bastante força é a Robotic Process Automation (RPA), uma tecnologia que tem como foco acelerar a execução de atividades dentro de um processo. Ou seja, atua como um robô, em forma de software, que substitui pessoas físicas na execução de tarefas.

Para que você entenda melhor sobre esse assunto, preparamos este texto para explicar melhor qual o papel da RPA na automação de atividades. Confira agora!

O que é Robotic Process Automation?

RPA se trata de uma aplicação tecnológica de automação de processos que faz uso de softwares “robôs”, em que sua finalidade é a substituição de tarefas repetidas, de menor importância ou operacionais em um negócio. Ela busca realizar a mesma atuação humana na execução de atividades em um computador.

As opções de RPA podem variar oferecendo muitas possibilidades para os seus usuários. Assim, é possível que essa ferramenta ajude a sua empresa na geração de respostas automáticas para e-mail, por exemplo, ou mesmo utilizar esse sistema com o intuito de automatizar trabalhos que envolvam um sistema ERP.

Assim, essa ferramenta é fundamental para a transformação digital das empresas, visto que amplifica a digitalização de processos, transformando o que é analógico e operado por pessoas em telas de sistemas por robôs responsáveis por integrar sistemas.

Como é o seu funcionamento?

O princípio básico da Robotic Process Automation é a utilização de robôs, que são algoritmos responsáveis por executar atividades que, inicialmente, simulam ações humanas, imitando as interações que os usuários realizam ao trabalhar com sistemas. Além disso, elas podem evoluir para algoritmos cognitivos, realizando ações de tomadas de decisão, julgamento humano, entre outros.

Em soluções tradicionais, é preciso que uma pessoa insira informações no sistema em algum momento. Com o uso da RPA, o próprio robô realiza a coleta de dados e faz sua análise.

A integração dessa tecnologia com outros sistemas também é viável, pois é possível aliar a RPA com sistemas de gestão financeira, ERPs, CRM e navegadores, por exemplo. Essa solução não atua influindo diretamente no código de cada aplicação, mas sim imitando comandos que um usuário realizaria em um sistema digital.

Ele também pode estruturar dados transacionados e averiguar a qualidade de suas informações, a fim de criar um relatório capaz de disponibilizar um panorama do que ocorre atualmente na sua empresa. Enfim, é uma tecnologia que está amadurecendo a cada dia e que pode fazer toda a diferença nos processos da companhia.

Quais são os benefícios em utilizar o Robotic Process Automation?

Essa tecnologia proporciona diversos benefícios para as empresas. Veja a seguir algumas delas.

Evita tarefas repetidas

O uso de uma RPA permite que seus colaboradores não percam tempo e energia com ações que não apresentam muita importância ou que sejam repetitivas.

Para entender melhor, imagine a situação em que seja preciso atualizar o cadastro de clientes. Seu funcionário perderia muito tempo nesse processo, uma vez que ele teria que checar detalhadamente cada item para garantir que nenhuma informação estivesse em falta.

Com a RPA, essa solução já demonstra os campos que precisam ser preenchidos em cada perfil, permitindo que o colaborador entenda do modo mais correto o que é necessário fazer para não perder tempo na conclusão dessa tarefa.

Traz maior flexibilidade

Um dos maiores benefícios de quem utiliza uma ferramenta de Robotic Process Automation é permitir que o próprio responsável pela realização do processo tenha participação de sua automatização.

Ele pode fazer alterações pontuais e ajustar sua solução conforme a necessidade do negócio, aumentando, assim, a agilidade dos processos e reduzindo a dependência de uma equipe especializada em TI para isso.

Melhora a padronização dos processos

Um dos grandes benefícios de utilizar uma ferramenta RPA é implementá-la para a otimização da padronização dos processos. Com isso, a execução dos procedimentos pode chegar a um padrão excelente para a empresa.

Ressalta-se que essa harmonização ainda auxilia na comparação dos resultados e permite que tanto os funcionários quanto os gestores possam ter uma visão macro da companhia.

Otimiza a experiência do cliente

O seu cliente terá uma experiência muito mais diferenciada quanto à organização ao ter as suas reivindicações devidamente atendidas, já que ele contará com atendimentos eficazes e sentirá que é priorizado pela empresa.

Desse modo, com uma ferramenta RPA, ao averiguar atividades como registros de atualizações e verificações de status do pedido, o consumidor terá total suporte necessário, tanto para solucionar dúvidas quanto para sanar problemas rotineiros.

Mesmo que a Robotic Process Automation não possa substituir por completo o atendimento humano, é possível unir todas as informações necessárias para que o funcionário possa se certificar dos dados essenciais para ajudar o cliente.

Sendo assim, a satisfação pode ser garantida, o que otimiza a imagem da companhia perante o mercado e seu público.

Potencializa a produtividade da equipe

Quando essa solução é utilizada para a execução de tarefas burocráticas e repetitivas, a equipe pode se direcionar para atividades que são mais importantes para o seu negócio.

Nessa perspectiva, seus colaboradores se tornam mais disponíveis para isso, o que ajuda na execução de serviços com melhor qualidade, amplificando a satisfação dos clientes.

Proporciona maior segurança

Mesmo com a utilização de bons protocolos de segurança, sempre existe a possibilidade de que um colaborador desatento coloque informações confidenciais de um negócio em risco. Além do mais, o armazenamento mal estruturado dos dados, que vão de um post-it colado no computador ao legado de conteúdo que um funcionário leva quando sai da companhia, são alguns dos exemplos em que o sistema RPA pode atenuar os impactos negativos.

Enfim, é importante ressaltar que essa tecnologia é bastante abrangente e pode ser inserida em diversas empresas, pois ela não é uma ferramenta exclusiva para grandes negócios, sendo também utilizada em pequenas e médias empresas.

Agora que você já conhece e entende as possibilidades que a Robotic Process Automation possibilita à empresa, é preciso considerar os pontos tratados neste conteúdo a fim de otimizar suas operações empresariais. Busque pela transformação digital do seu negócio e saia na frente da concorrência!

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