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O que fazer para a mudança de software ser um sucesso?

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É natural que uma empresa cresça com o tempo e ganhe novos desafios e oportunidades. Contudo, em alguns casos, o crescimento pode desencadear dificuldades, principalmente quando revela inconsistências na infraestrutura de tecnologia. Esse é o cenário em que a TI não consegue acompanhar a expansão e não consegue oferecer o devido suporte.

Para chegar a uma resposta, porém, gestores precisam de um processo de avaliação da arquitetura a fim de identificar possíveis riscos e problemas. Essa resposta, em alguns casos, é a mudança de um ou mais software.

Para escolher a melhor opção diante de tantas, maximizar o retorno sobre o investimento e encontrar algo que se adapte às demandas e otimize o dia a dia, aproveite as dicas deste artigo.

Por que é necessário fazer mudança de software?

Atualmente, os sistemas de TI são estruturantes para muitas empresas. Estamos no período da transformação digital, então, é natural que isso ocorra. Por esse motivo, mudar de software é uma decisão que afasta alguns perfis mais conservadores. Pelo menos, eles precisam de fortes razões para entender que o momento é de fato propício para essa ação.

Um dos principais motivos que denuncia a necessidade de mudança é, sem dúvidas, a modernização do mercado. Nos tempos atuais, a corrida pela digitalização é intensa, com companhias abrindo mão até mesmo de adquirir equipamentos físicos de modo a investir em virtualização. A adoção dos sistemas mais modernos é uma chave para a adaptação ao mundo atual.

Por isso, trata-se de um fator de competitividade. Se as concorrentes já estão investindo nisso e obtendo resultados incríveis, a gestão precisa acompanhar essa movimentação para conseguir também melhorias. Caso contrário, a sua companhia pode perder espaço no mercado e lucratividade.

Outro motivo é a presença de processos obsoletos e manuais, com resultados que já não atendem os objetivos do negócio. Essa situação é praticamente um alerta vermelho para que a empresa entenda que precisa mudar algo, pois representa desperdício de recursos e a falta do retorno adequado.

Não investir em automação atualmente é ter resultados mais lentos do que o resto do mercado. Além disso, é ter que se contentar com imprecisão nas operações internas e gargalos. É não aproveitar os avanços da área que estão tão acessíveis e que contribuem para o crescimento esperado.

Sistemas instáveis, inseguros e que não se adaptam mais às condições do negócio devem ser reavaliados e trocados com o tempo. Em alguns casos, são aplicações legadas, que representam uma parceria de muito tempo com a empresa. No entanto, o seu uso traz riscos altos demais para a gestão moderna, o que pode trazer a insustentabilidade do negócio.

Em alguns cenários, a organização está mudando por algum motivo, mas os sistemas não conseguem oferecer o devido suporte — como comentamos no começo do texto. Então, apresenta falhas significativas, alto custo de manutenção e uma certa falta de escalabilidade que começa a pesar na medida em que a empresa se torna maior ou simplesmente muda seu direcionamento.

Todos esses sintomas apontam para a necessidade de mudança do software. Como isso deve ser feito é uma questão que merece ser discutida e que continuaremos a comentar no resto deste artigo.

Quais são as etapas cruciais para a mudança?

Veremos agora quais são as etapas cruciais para a mudança de software.

Faça um diagnóstico dos problemas atuais

Uma boa dica é começar com um diagnóstico preciso do que está de fato acontecendo. Com uma avaliação dos sistemas e da infraestrutura e um olhar atento aos objetivos e métricas, é possível identificar os reais problemas e traçar um caminho para as soluções ideais. Desse modo, a empresa não perde tempo com questões secundárias e pode atingir o núcleo da situação.

Em específico quando falamos de mudança de software, o diagnóstico revela os pontos que devem ser considerados os requisitos da próxima aplicação. Ajuda a ter uma visão do que deve ser priorizado, com base na intensidade dos riscos associados.

Crie um registro do que deve ser melhorado

A partir da avaliação e da identificação dos problemas, é possível chegar a um registro prático do que deve ser otimizado. Essa documentação é imprescindível para que se obtenha um controle exato dos pontos que merecem atenção. É interessante que esse relatório já apresente possíveis soluções como forma de contingência.

Saiba como selecionar um bom fornecedor

Chegamos ao momento de buscar o fornecedor. A seleção de softwares deve considerar vários aspectos fundamentais, como capacidade de suporte da nova aplicação, funcionalidades, adaptação às demandas de sua empresa, flexibilidade e custo-benefício.

É importante que o software seja personalizável e escalável também. O ideal é que as características estejam em conformidade com os registros criados antes.

Quanto ao fornecedor, a empresa deve atentar para alguns fatores especiais. Analise a reputação e os sistemas já construídos, entenda bem como eles operam e quais são as opções ofertadas.

Defina um cronograma de mudanças

Da mesma forma, é interessante que você defina um roteiro e cronograma para a mudança de sistema. Com essa organização, sua equipe garante uma transição estruturada que não vai afetar o dia a dia de maneira muito intensa. Pode ser necessário adotar alguns módulos por vez, por exemplo, em vez de implantar tudo de maneira única.

Prepare sua equipe

Capacitar o time interno é essencial também. A preparação dos colaboradores facilita a adoção do sistema novo, reduzindo os erros e tornando a aplicação parte da rotina de todos. Assim, é possível obter o melhor do novo software em pouco tempo e já alcançar os resultados esperados.

Monitore tudo

Não esqueça também de monitorar a adaptação do sistema e o processo de mudança. Quando falamos em monitoramento, queremos enfatizar a preocupação com as métricas nesse momento.

Monitore com atenção o funcionamento do software e observe se ele está de fato gerando as melhorias esperadas. Acompanhe o impacto na produtividade, a estabilidade, as manutenções, a adaptação às demandas e a segurança para levantar um índice de ROI.

O processo de mudança de software pode ser delicado, mas é extremamente necessário. Sempre que uma empresa está mudando de alguma forma, é importante que a TI acompanhe essas mudanças e cresça junto para algo mais moderno. Nesse sentido, o ideal é investir em aplicações que sejam personalizáveis, de acordo com as necessidades atuais e futuras.

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