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Uma ação bastante importante para as empresas e que gera muito valor para os seus clientes é implantar uma arquitetura de processos. O objetivo dessa estratégia é garantir que a companhia automatize todos os trâmites do negócio, permitindo que haja uma conexão entre equipe e força de trabalho com as ferramentas e tecnologias que dominam para alcançar suas metas.
A competitividade de uma empresa está ligada à sua viabilidade e eficiência de se adaptar às transformações. A arquitetura de processos, nesse caso, permite que você trabalhe de forma mais simples com as mudanças e entenda melhor o vínculo entre processos, metas estratégicas e valores para os consumidores.
Pensando nisso, preparamos este texto com o objetivo de mostrar como é importante implantar essa estratégia para otimizar a gestão empresarial. Continue lendo!
O que é arquitetura de processos?
Esse conceito é uma prática de gestão de processos que objetiva criar uma visão estruturada da organização, demonstrando quais são os macroprocessos, subprocessos e atividades, e suas associações com a geração de valor para consumidores e as metas principais da empresa.
É importante ressaltar que a arquitetura de processos não é uma ação feita de modo isolado e aleatório. Ela está ligada a um conjunto de práticas de administração de negócios, cuja meta principal é organizar suas estratégias, alinhar trâmites e otimizar a gestão da empresa de forma contínua.
Qual a sua importância?
Aplicar essa metodologia em sua empresa é muito importante pelo valor que ela gera. Veja a seguir alguns deles.
Entender melhor o negócio
O alicerce da arquitetura de processos é a geração de uma cadeia de valor, ferramenta essa que proporciona uma melhor visão sobre como a empresa entrega valor para o consumidor e como se organiza a fim de alcançar essa estratégia, demonstrando a real relação dos processos.
O entendimento de todas as tarefas que precisam ser feitas dentro da companhia também é importante para os gestores, visto que, assim, eles podem compreender com eficácia tudo que ocorre, a fim de ter um ponto de partida para que as modificações ocorram de forma efetiva.
Estruturar o planejamento estratégico
A partir do momento em que você entende como sua empresa funciona, é possível saber se existem atividades que necessitam ser modificadas dentro dos processos, tanto para melhorá-los quanto para ordená-los com a estratégia.
Auxiliar na gestão de processos (BPM)
Constituir uma arquitetura de processos é uma atitude essencial para a gestão de processos de negócio (BPM), uma disciplina administrativa que proporciona as melhores ações para gerir atividades.
O BPM pode auxiliar a empresa não apenas em entender a arquitetura dos seus processos, mas também padronizá-los, mapeá-los e modificá-los conforme sua estratégia. Com isso, a companhia pode melhorar os gastos e o tempo das atividades, determinar uma metodologia a fim de garantir a repetibilidade das tarefas e da entrega de resultados com total excelência, além de otimizar sua evolução empresarial.
Como criar e administrar a arquitetura de processos?
Para que todo o processo seja estruturado de maneira efetiva, é preciso seguir alguns passos essenciais. Veja a seguir quais são eles.
Monte uma cadeia de valor
O primeiro passo a se tomar para criar uma arquitetura de processos é constituir uma cadeia de valor. Ela permite que você tenha uma visão dos macroprocessos referentes à geração de valor (o que inclui os processos primários, de gestão e de apoio). Isso permite que haja os desdobramentos de macroprocessos em processos, subprocessos e tarefas, permitindo que se alcance o plano operacional.
Os processos primários são as operações que a empresa realiza para alterar a matéria-prima ou informações em produtos ou serviços. Para que eles possam ocorrer, é preciso que haja processos de suporte, como os de infraestrutura, de gestão de pessoas e de finanças.
Por fim, os processos de gestão são os responsáveis por manter os processos primários trabalhando de acordo com o que foi estipulado inicialmente, conforme as estratégias da companhia.
Trace uma hierarquia de processos
Após estabelecer uma análise dos macroprocessos na cadeia de valor, é preciso estendê-los e detalhar o que faz parte de cada macroprocesso. Normalmente, essa extensão é realizada em três níveis: processos, subprocessos e atividades.
Perceber a ligação entre macroprocessos e suas extensões permite que você identifique problemas que estejam criando falhas no fluxo das operações, o que gera desvantagens para todo o negócio.
Construa um portfólio de processos
Essa atividade é considerada um ativo da empresa que lista todos os processos que tenham alguma relação com a geração de valor. O portfólio de processos agrupa dados como o estágio atual dos processos, o grau de exposição ao cliente, o nível de risco ao negócio e o desempenho atual da companhia.
Contar com essas informações permite que você coloque em prática ações como a governança de processos, ou seja, faz com que seja possível gerenciar os processos de forma a melhorar sua arquitetura, mantê-los estáveis, em execução e dentro do desempenho almejado.
Determine donos para os processos
Por fim, é importante estabelecer donos para os processos. Uma forma eficaz de realizar essa ação é utilizar uma matriz de responsabilidades. Também conhecida como matriz RACI, sua função é estipular o papel de cada envolvido nos trâmites da empresa. Essa matriz de responsabilidades visa organizar sua equipe em 4 funções, que são:
- responsible: visa dar execução aos processos, conhecido com o dono do processo;
- accountable: são as pessoas que têm autoridade para aprovar, rejeitar alterações no processo e tomar decisões importantes;
- consulted: aqui você utiliza pessoas com bastante conhecimento no setor para que possam dar sugestões para otimizar seus processos, além de ajudarem os accountables na tomada de decisão;
- informed: as pessoas nessa função não participam diretamente dos processos primários, porém suas atividades rotineiras dependem desses processos. Elas precisam ser informadas das transformações que forem realizadas, caso forem responsáveis por alterar o cotidiano desses colaboradores.
Enfim, a arquitetura de processos é fundamental para que a empresa garanta um desenvolvimento constante. Com base nas referências existentes no mercado e nas conclusões determinadas pelos processos de otimização contínua, levando em conta as ferramentas BPM, é possível otimizar suas operações e melhorar a gestão de sua empresa.
E aí, gostou deste post? Então, que tal saber agora o que é BPM e como ele pode ajudar a sua empresa?
